間違ったIT利用がビジネスを危険にさらす!! 〜情報共有化の必要性〜
便利なIT社会に潜む問題
最近は便利な世の中になったものです。
いつでもどこでもケータイで必要な人と連絡がとれるようになりましたし、わからない単語があれば、ひょいっとググれば(※1) たちまちだれでも博識者になることができます。もはやケータイを手放すことはできませんし、eメールやWebサイトを見ない日はありません。
本当に便利な世の中になったものです。
ただ、IT活用はビジネスにおいて大きく危険な存在となってきたのも事実です。
そうした警告ポイントをこれから少しずつお話したいと思います。
たとえば、家庭においての子どもの交友関係を例にお話しましょう。
ついひと昔前までは家庭にある１台の電話機が唯一外部との連絡手段でした。
外から電話が鳴れば、たいていお母さんが出て子どもに繋ぐ。
お友達も家に遊びにくるので、わが子がどんな友達との交友関係があるか、どんな活動をしているか、ある程度掴めていたはずです。
でも最近はどうでしょうか？ケータイやメールが中心で、なかなか把握しにくくなったのではないでしょうか？
最近は子どもを狙った異常な事件も多く心配も多いというのに、わが子を把握できにくい。子ども本人に聞くしかないが正直に教えてくれればいいのですが･･･
まさしく、これと同じことが会社でも起こっているのです。
把握できにくい部下の動き
近年、企業の社会的責任は大きくなりつつあり、コンプライアンスの重要性も叫ばれるようになり、企業の内部の統制をシッカリしなければなりません。
ところが管理者が部下の仕事内容を把握するのが実に難しい時代になったのです。
ITが利用される以前では会社の電話で仕事をしていましたから、部下のしゃべる言葉が自然と上司に聞こえてきます。文章も郵便が中心ですから投函する前に事前に確認することができました。オフィスに座っているだけで、自然と部下の活動は把握できたものです。
ですが最近は、携帯が鳴れば廊下に出ていく者、顧客とのメールのやりとりは自分(だけ)で管理し上司などに見せることはよっぽどの時だけ･･･。
静まり返った職場に部下の背中しか見えない管理者･･･。
これで部下の仕事を把握しなければならないというのはかなりコクなことです。
最近は部下が顧客へメール送信するときに、上司へもBCCやCC機能を指示している会社も多いようですが、本人任せも多いため付けたり付けなかったり･･･。
実際に全員がBCCを付けたら付けたで、部下からのメールが大量に届けられるようになり、スピーディな対応は不可能になります。
部下の業務の管理がかつて無いほどに判りにくく複雑で大変になり、またその責任は重たい時代になったのです。
メールを利用して仕事を行うからには、管理職が部下のメールを管理し易くする「内部統制」ツールが不可欠な時代になったといえます。
職場に安心を与える内部統制ツール
ネクストビジョンが発売している「ログキューブ」は社内のメール履歴を、指定した部長や課長などの管理責任者に閲覧権限の設定ができるという、全く新しい発想の機能を搭載しています（特許出願中）。
各部や課のグループ単位で管理職者が自分のグループの実務を簡単に把握できるようになるわけです。特定のシステム管理者の負荷軽減に繋がります。
また、新入社員のグループを作成し担当者からの指導に使うことや、アルバイト派遣社員のグループを作成し、管理担当者が管理したりするなどの利用方法も自由に設定が可能。
さらに、迷惑メールやウイルスなどの多角的なセキュリティ機能により、職場に安心を与えるとともに、スムーズなビジネス運営を支援します。
ITは便利な道具ですが反対に、マイナスになる側面もあります。
「ログキューブ」でマイナス面を上手に解消して、ぜひあなたのビジネスを成功させてください。
※1 ググる…Googleなどの検索エンジンを利用して必要な単語の意味を調べること
