借用品の管理業務を効率化する、貸出予約管理システムの構築
（1）背景・課題
商品の貸出業務を扱う企業様では、予約受付から出荷・返却に至るまでのプロセスが煩雑化しており、以下のような業務上の課題が発生していました。
※本案件は、こうした課題を受けたシステム開発会社様より当社にご依頼いただき、対応したものです。
- 手作業による予約・出荷・返却業務の非効率性
電話やメールによる貸出予約管理により、進捗管理が属人化し、予約漏れや出荷・返却の遅れが発生していました。 - 在庫状況の把握が困難
予約・貸出状況と在庫情報がリアルタイムで紐づいておらず、必要なタイミングでの出荷可否判断が難しい状態でした。 - 拠点・端末をまたぐ対応における柔軟性不足
社外や外出先からの対応が難しく、急な依頼や返却確認にもスピーディに対応できないという課題がありました。
（2）解決へのアプローチ
■ システム構築での対応
- Webベースの貸出予約管理システムを開発・導入
お得意先がWebページ上で貸出予約を行える仕組みを構築し、予約登録と同時に倉庫への指示・在庫引当・出荷準備を自動化。 - 帳票の自動出力機能を実装
出荷に必要な送り状・ピッキングリスト・貸出書をシステムから自動出力。現場作業のスピードと精度を向上。 - リアルタイムの状況照会機能を搭載
予約状況や貸出／返却状況は、Web上の照会画面から即時確認可能。拠点間・社内外での情報共有が円滑に。 - マルチデバイス対応による操作性向上
PCはもちろん、iPadなどのタブレット端末からも利用できるWebシステムとし、在宅勤務や現場対応を可能にしました。
■ 機能概要（一部抜粋）
| 機能／画面名 | 概要 |
|---|---|
| 貸出予約登録 | 商品検索後、数量・納品先等を入力して貸出予約を登録。 Excel一括予約にも対応。 |
| 予約状況照会 | 日別の予約状況や在庫状況を確認可能。 |
| 貸出状況照会 | 現在の貸出中・予約中の一覧を表示。 |
| 返却処理 | 返却品の検品・入庫処理。Excelによる一括処理も可能。 |
| 在庫照会 | 商品・拠点別の在庫確認が可能。 |
| 出荷指示抽出 | 貸出予約に基づく出荷データを自動作成。帳票の自動出力に対応。 |
| 管理業務 | 商品マスタ・ユーザー・納品先管理、貸出セット登録、依頼制限設定などに対応。 |
（3）効果
- 業務の一元管理・効率化
予約～出荷～返却までの流れをシステムで一括管理。対応漏れや人為的ミスが大幅に減少しました。 - 在庫・予約のリアルタイム把握
貸出可否の即時判断が可能となり、在庫運用の精度が向上しました。 - 働き方の柔軟性を実現
Webシステムによる外出先・在宅からの対応により、急な依頼や変化にも柔軟に対応可能となりました。
（4）ネクストビジョンからひとこと
「変化に応える、現場密着型のパートナーでありたい」
本システムは、貸出業務の効率化に悩むエンドユーザー様の課題を受けた、システム開発会社様からのご依頼により、当社が開発を担当しました。
予約から返却までの煩雑な業務をスムーズに連携させるため、現場で実際に行われている業務フローを丁寧に確認しながら、仕組みづくりを進めました。
「予約が増えるほど負担が増す」ではなく、「増えるほどに業務が楽になる」――そんな逆転の発想を形にすることで、業務の質とスピードを両立できる仕組みへとつなげています。
これからも、エンドユーザー様の業務変化を支える開発パートナーとして、システム開発会社様と連携しながら、「まずはネクストビジョンに相談してみよう」と思っていただける存在を目指し、現場とともに改善を続けてまいります。
